Subscribe

iGracias

Mengapa iGracias?

direktorat sisfo

iGracias dibangun bersamaan dengan berdirinya Universitas Telkom, Universitas Telkom dibentuk dari merger empat lembaga pendidikan tinggi di bawah Yayasan Pendidikan Telkom. Universitas Telkom secara resmi didirikan pada tanggal 17 Juli, 2013 berdasarkan Keputusan SK Menteri Pendidikan dan Budaya 270/E/O/2013 tentang persetujuan merger dari tiga lembaga, yaitu Institut Teknologi Telkom (IT Telkom), Institut Manajemen Telkom (IM Telkom), dan Politeknik Telkom. Tapi kemudian keputusan tersebut diperbaharui dengan Keputusan  309/E/O/2013 menyatakan bahwa Telkom Sekolah Seni dan Desain (STISI Telkom) bergabung untuk menjadi bagian dari Universitas Telkom.

Dikarenakan setiap lembaga pendidikan sebelumnya telah memiliki sistem informasi dengan karakteristik yang saling berbeda dari mulai aplikasi hingga infrastruktur dan sudah berjalan cukup lama. Setiap aplikasi memiliki platform tersendiri menyesuaikan kebutuhan dan kemampuan masing-masing lembaga. Maka pembangunan iGracias harus bisa mengakomodasi semua data dari masing-masing lembaga tersebut, aplikasi yang bisa menerima data dari BISPRO (bisnis proses) yang berbeda-beda tersebut. Diluar data, sumber daya dari masing-masing lembaga sebelumnya harus masih bisa terpakai dan digunakan untuk membentuk platform yang baru.

transformasi 4 lembaga

transformasi dan integrasi
Dibentuknya Direktorat Sistem Informasi (SISFO) dibawah Wakil Rektor 1 Tel-U, untuk mentransformasikan unit-unit SISFO dari lembaga-lembaga sebelumnya agar lebih terintegrasi dalam mengumpulkan data-data elektronik dari aplikasi-aplikasi lembaga sebelumnya. Import data, cleansing data dari aplikasi lama ke iGracias sudah mulai dilakukan saat dicanangkannya penyatuan lembaga pendidikan dibawah YPT dibulan Agustus 2013. iGracias harus sudah bisa live dipergunakan (mulai dioperasikan untuk medukung layanan kampus) saat legalitas pendirian Universitas Telkom dikeluarkan oleh Kemenristekdikti pada bulan September 2013.

Formasi sumber daya manusia dari SISFO lembaga-lembaga sebelumnya dilibatkan dalam pembangunan iGracias (dimasukkan dalam SDM Direktorat SISFO) agar bisa diperoleh informasi mengenai sistem informasi bahkan budaya penggunaan sistem informasi di lembaga sebelumnya.

Dalam implementasinya iGracias juga mengalamai beberapa kendala, sehingga pembangunan iGracias sangat dinamis mengikuti alur bisnis proses yang masih banyak berubah. Setiap lembaga sebelumnya memiliki bisnis proses yang berbeda-beda, sehingga untuk satu semester pertama aplikasi lembaga lama masih paralel dipergunakan berbarengan dengan penggunaan iGracias, hal ini dilakukan agar admin-admin yang biasa menginput data, tetap bisa menginputkan data sesuai kebiasaannya apabila masih belum paham dengan iGracias.

Perubahan dari 4 lembaga menjadi 7 Fakultas dengan 27 Prodi mempengaruhi kebijakan standar data didalam iGracias, dengan berjalannya waktu akhirnya lembaga menyepakati standar-standar bagi setiap fakultas dan prodi tersebut, contohnya dalam hal standar nilai. Dikarenakan aplikasi lama masih parallel dipergunakan dan masih dalam proses mencari bisnis proses yang paling pas. Dengan perbedaan arsitektur antara yang lama dengan iGracias, di sisi teknis sistem informasi, maka menjadikan pekerjaan berat untuk melakukan cleansing data agar data yang ada di iGracias selalu akurat dan mengintegrasikan sistem-sistem tersebut agar user friendly, mudah dimengerti, serta membuat orang mau mempergunakannya.

Kebiasaan penggunaan Teknologi sistem informasi dari lembaga lama (budaya yang berbeda) membuat pendekatan sosialisasi kepada setiap fakultas, prodi, bahkan orangnya dilakukan dengan pendekatan yang berbeda-beda, dan hal tersebut membutuhkan waktu dan usaha yang cukup lama.

tantangan transformasi dan integrasi

Kendala yang paling sering terjadi:

  1. Selama proses pembangunan kendala yang sering terjadi adalah dikarenakan lembaga melalui unit-unit pengelola masih mencari bisnis proses yang paling pas, sehingga disisi aplikasi masih belum mature, masih dilakukan perubahan-perubahan menyesuaikan permintaan lembaga/unit-unit pengelola administrasi. Perubahan yang dinamis dan berkelanjutan tersebut kadang membuat pengguna akhir kebingungan, baik itu mahasiswa, dosen, maupun staf admin, apalagi sosialisasi juga dilakukan terlambat. Semua hal tersebut membuat orang malas mempergunakan iGracias.
  2. Untuk saat live production, kendala yang sering dihadapi adalah para pengguna tidak banyak yang paham  dengan sistem iGracias, sehingga apa yang harus dilakukan apa yang boleh dan yang tidak bagi seorang pengguna tidak semuanya mengerti. Bisa juga karena tidak dibacanya manualbook yang ada di iGracias. Hal itu membuat ada beberapa data tidak diisikan sebagaimana seharusnya.
  3. Baru ditemukannya bugs pada aplikasi, sehingga pada saat dipergunakan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dan hal tersebut membuat orang enggan untuk menggunakan iGracias.
  4. Belum semua area tercover jaringan internet juga menjadi kendala tambahan yang paling sering dihadapi, dimana user komplain tidak bisa akses iGracias atau mungkin saat akses terputus.

 

transformasi dan integrasi tahap 2

Pemecahan masalah:

  1. Organisasi membentuk bisnis proses yang telah disepakati bersama
  2. Dibuatnya rencana pengembangan sistem informasi untuk beberapa tahun kedepan yang dituangkan dalam rencana strategis
  3. Didalamnya mengatur mengenai adanya framework standar dalam pengembangan iGracias, pembangunan struktur dan master data, pengelolaan dan pengembangan infrastruktur pendukung iGracias, pengembangan aplikasi didalam iGracias per tahunnya, serta pengelolaan konten digital.
  4. Penggunaan iGracias dibakukan dalam peraturan lembaga, sehingga hal ini menjadi wajib dan menyeluruh di lingkungan kampus, sehingga tidak ada lagi kegiatan yang datanya tidak tercapture dalam iGracias
  5. Sosialisasi penggunaan iGracias dilakukan secara kontinu disetiap kesempatan kegiatan lembaga/unit, dan dievalusi secara berkala.
  6. Lembaga membuat target pencapaian, sehingga setiap pengembangan iGracias akan mengikuti rencana lembaga tersebut, menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan lembaga.
  7. Setiap sumber daya yang mengelola iGracias dilakukan training secara berkala, agar selalu up to date terhadap perkembangan Teknologi informasi dan komunikasi.

-**-

perencanaan strategis

 

rencana strategis tel-u

Rencana Strategis Sistem Informasi Tel-U

Struktur Organisasi Direktorat SISFO

Struktur Organisasi Direktorat SISFO

 

Tim Direktorat SISFO

Peranan Direktorat SISFO

 

Framework Sistem Informasi iGracias

 

Aplikasi dan Sistem Informasi Telkom University

 

Skema pengembangan igracias

Otomasi Proses Bisnis Aplikasi Sistem Informasi Terpadu iGracias

 

iGracias 2013

 

iGRACIAS personal dashboard

 

Integrasi Infrastruktur

Infrastruktur 2013

 

Integrasi Infrastruktur 2014

 

Integrasi Infrastruktur 2015

 

 

Internet Coverage Area at Bandung Techno-Plex

Internet Coverage Area at Bandung Techno-Plex BT-Plex 2014

Internet Coverage Area at Bandung Techno-Plex BT-Plex 2015

Internet Coverage Area at Bandung Techno-Plex BT-Plex 2016

Akses Internet

 

Akses Internet 2016

 

Smart Building 2016

 

 

Page 1 of 11

Langgaran Berita seputar R&D melalui Email

Masukan alamat email anda untuk mendapatkan berita seputar R&D melalui email yang kami kirimkan.

Bergabung dengan 1 pelanggan lain

Desember 2016
S S R K J S M
« Nov    
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Lokasi Kami

%d blogger menyukai ini: