Apa itu iGracias

iGracias Histories

iGracias dibangun bersamaan dengan berdirinya Universitas Telkom, Universitas Telkom dibentuk dari merger empat lembaga pendidikan tinggi di bawah Yayasan Pendidikan Telkom. Universitas Telkom secara resmi didirikan pada tanggal 17 Juli, 2013 berdasarkan Keputusan SK Menteri Pendidikan dan Budaya 270/E/O/2013 tentang persetujuan merger dari tiga lembaga, yaitu Institut Teknologi Telkom (IT Telkom), Institut Manajemen Telkom (IM Telkom), dan Politeknik Telkom. Tapi kemudian keputusan tersebut diperbaharui dengan Keputusan  309/E/O/2013 menyatakan bahwa Telkom Sekolah Seni dan Desain (STISI Telkom) bergabung untuk menjadi bagian dari Universitas Telkom.

 

Dikarenakan setiap lembaga pendidikan sebelumnya telah memiliki sistem informasi dengan karakteristik yang saling berbeda dari mulai aplikasi hingga infrastruktur dan sudah berjalan cukup lama. Setiap aplikasi memiliki platform tersendiri menyesuaikan kebutuhan dan kemampuan masing-masing lembaga. Maka pembangunan iGracias harus bisa mengakomodasi semua data dari masing-masing lembaga tersebut, aplikasi yang bisa menerima data dari BISPRO (bisnis proses) yang berbeda-beda tersebut. Diluar data, sumber daya dari masing-masing lembaga sebelumnya harus masih bisa terpakai dan digunakan untuk membentuk platform yang baru.

Mengakomodasi kebutuhan 4 lembaga pendidikan yang berbeda

IT Telkom Bandung (sebelumnya STT Telkom Bandung) – teknik
IM Telkom Bandung (sebelumnya STMB) – ekonomi manajemen
Politeknik Telkom Bandung – vokasi
STISI Telkom Bandung (sebelumnya STISI) – seni

Perbedaan Latar Belakang Sumber Daya

Infrastruktur.
Platform dan Arsitektur.
Aplikasi Sistem Informasi.
Sistem basis data.
Kapasitas Bandwidth.
Kepemilikan Rencana Strategis Teknologi Informasi.

Transformasi dan Integrasi

Penyatuan sumber daya manusia.
Integrasi Data.
Pengembangan aplikasi baru (dinamakan iGracias).
Penggunaan aplikasi secara paralel (lama dan baru).
Pembersihan data.
Sosialisasi secara intensif.

Featured Works

  • Login ke iGracias
    Agustus 22, 2019
    Petunjuk : Cara Mengaktifkan Two Factor Authentication (TFA) iGracias
    Buku Panduan, Berita Terkini, Portofolio
    Guna meningkatkan keamanan penggunaan iGracias, sebaiknya para pemilik akses iGracias mengaktifkan Autentikasi Dua Langkah. Fitur autentikasi dua langkah terdapat pada...
  • Masukkan Username dan Password iGracias
    Agustus 22, 2019
    Petunjuk : Pembuatan Strong Password di iGracias
    Buku Panduan, Berita Terkini, Portofolio
    Bagi para pengguna iGracias Telkom University, bagaimana cara untuk membuat Strong Password di iGracias, berikut merupakan langkah untuk mendapatkan...
  • 001 Apabila anda mendapatkan pemberitahuan seperti ini maka artinya anda salah memasukkan username atau password
    Agustus 21, 2019
    Petunjuk : Lupa Password iGracias
    Buku Panduan, Berita Terkini, Portofolio
    Bagi para pengguna iGracias Telkom University, apabila menemui kendala lupa password untuk login ke iGracias, maka dapat mengikuti langkah...
  • Agustus 14, 2019
    Petunjuk Keamanan Pengguna iGracias Telkom University
    Buku Panduan, Berita Terkini
    SURAT EDARAN Nomor: 022/AKD64/SISFO.1.0/2019 TENTANG KEAMANAN PENGGUNA IGRACIAS TELKOM UNIVERSITY   KEWAJIBAN PENGGUNA IGRACIAS: Menggunakan password tipe kuat (strong) dengan format,...
  • Berita Terkini
    Untuk tujuan belajar dan mengajar, baik di laptop atau di lab komputer, civitas academica Universitas Telkom dapat menggunakan lisensi...
  • Sosialisasi Lisensi Adobe
    Juni 26, 2019
    Sosialisasi Lisensi Adobe dan Workshop
    Berita Terkini
    Telkom University memiliki lisensi resmi Adobe CC yang dapat dipergunakan khusus untuk Laboratorium Komputer di lingkungan kampus. Lisensi ini...
  • User Manual Curriculum Application
    Maret 13, 2019
    Panduan Penggunaan Aplikasi Kurikulum
    Produk
    Unduh file disini .docx, .pdf
  • Hak Privilege
    Maret 6, 2019
    Hak Privilege-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
      Unduh file disini .docx, .pdf
  • Pemantauan Informasi Mahasiswa
    Februari 27, 2019
    Pemantauan Informasi Mahasiswa-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
      Unduh file disini .docx, .pdf
  • Februari 20, 2019
    Laporan Survey Kepuasan Pengguna RISBANGSI Januari 2019
    Berita Terkini
    RISBANGSI sebagai unit yang diberikan tanggung jawab dalam masalah pengembangan aplikasi di lingkungan Telkom University, perlu membuktikan kehandalannya. Pengukuran...
  • Pengelolaan Mahasiswa
    Februari 20, 2019
    Pengelolaan Mahasiswa-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
    Unduh file disini .docx, .pdf
  • Pengelolaan Registrasi Mahasiswa
    Februari 13, 2019
    Pengelolaan Registrasi Mahasiswa-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
      Unduh file disini .docx, .pdf
  • Pembuatan Jadwal
    Februari 6, 2019
    Pembuatan Jadwal-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
    < p style="text-align: center;"> Unduh file disini .docx, .pdf
  • Pengaturan Registrasi
    Januari 30, 2019
    Pengaturan Registrasi-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
      Unduh file disini .docx, .pdf
  • Penambahan Matakuliah Tawar
    Januari 23, 2019
    Penambahan Matakuliah Tawaran-Aplikasi Registrasi (Admin)
    Produk
    Data yang diperlukan untuk menambahkan matakuliah tawaran yaitu : Tahun Kurikulum Program Studi Matakuliah < p style="text-align: center;"> Lakukan ekspor matakuliah tiap prodi masing-masing yaitu...
  • Alur Registrasi Maba
    Januari 16, 2019
    Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru
    Produk
    5
    Alur registrasi mahasiswa baru 1. Membayar biaya pendidikan a. pihak bank akan memberikan token untuk melakukan verifikasi pembayaran b. registrasi online dapat...
  • Laporan Survey Kepuasan Pengguna RISBANGSI Juli 2018
    Februari 20, 2019
    Laporan Survey Kepuasan Pengguna RISBANGSI Juli 2018
    Berita Terkini
    RISBANGSI sebagai unit yang diberikan tanggung jawab dalam masalah pengembangan aplikasi di lingkungan Telkom University, perlu membuktikan kehandalannya. Pengukuran kehandalan...
  • Januari 8, 2018
    Wahyu Hidayat, S.T., M.T.
    Staf
      Nama : Wahyu Hidayat, S.T., M.T. Posisi Jabatan : Asisten Manajer Pengembangan Sistem Informasi Non Akademik Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab:  ...
  • Aditya, Web Programmer
    Januari 8, 2018
    Aditya Muhammad Noor Sehabudin, A.Md.
    Staf
    Nama : Aditya Muhammad Noor Sehabudin, A.Md. Posisi Jabatan : Web Programmer Sistem  Informasi Akademik Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab :...
  • November 15, 2017
    Awareness Training ISO 27000
    Berita Terkini
    Awareness Training ISO 27000 dilaksanakan pada tanggal 18-19 September 2017, di Ruang Vicon, Gedung D, Lantai 2, Direktorat Sistem Informasi. Pembicara...

Pergantian Struktural di Direktorat Sistem Informasi

“Manager OPSI”

jason-bloggsBani Setiaji – 2013

“Manager INTEN”

joe-bloggsDahliar Ananda – 2015

“Manager RISBANGSI”

joe-bloggsKemas Rahmat Saleh Wiharja – 2016

“Direktur SISFO”

joe-bloggsYanuar Firdaus – 2013

“Manager RISBANGSI”

joe-bloggsKusuma Ayu – 2013

“Manager INTEN”

joe-bloggsDedy Rahman Wijaya – 2013

Perencanaan.

Sumber Daya Manusia

Dibentuknya Direktorat Sistem Informasi (SISFO) dibawah Wakil Rektor 1 Tel-U, untuk mentransformasikan unit-unit SISFO dari lembaga-lembaga sebelumnya agar lebih terintegrasi dalam mengumpulkan data-data elektronik dari aplikasi-aplikasi lembaga sebelumnya. Import data, cleansing data dari aplikasi lama ke iGracias sudah mulai dilakukan saat dicanangkannya penyatuan lembaga pendidikan dibawah YPT dibulan Agustus 2013. iGracias harus sudah bisa live dipergunakan (mulai dioperasikan untuk medukung layanan kampus) saat legalitas pendirian Universitas Telkom dikeluarkan oleh Kemenristekdikti pada bulan September 2013.

Formasi sumber daya manusia dari SISFO lembaga-lembaga sebelumnya dilibatkan dalam pembangunan iGracias (dimasukkan dalam SDM Direktorat SISFO) agar bisa diperoleh informasi mengenai sistem informasi bahkan budaya penggunaan sistem informasi di lembaga sebelumnya.

Hambatan

Kendala yang paling sering terjadi:

Selama proses pembangunan kendala yang sering terjadi adalah dikarenakan lembaga melalui unit-unit pengelola masih mencari bisnis proses yang paling pas, sehingga disisi aplikasi masih belum mature, masih dilakukan perubahan-perubahan menyesuaikan permintaan lembaga/unit-unit pengelola administrasi. Perubahan yang dinamis dan berkelanjutan tersebut kadang membuat pengguna akhir kebingungan, baik itu mahasiswa, dosen, maupun staf admin, apalagi sosialisasi juga dilakukan terlambat. Semua hal tersebut membuat orang malas mempergunakan iGracias.
Untuk saat live production, kendala yang sering dihadapi adalah para pengguna tidak banyak yang paham  dengan sistem iGracias, sehingga apa yang harus dilakukan apa yang boleh dan yang tidak bagi seorang pengguna tidak semuanya mengerti. Bisa juga karena tidak dibacanya manualbook yang ada di iGracias. Hal itu membuat ada beberapa data tidak diisikan sebagaimana seharusnya.
Baru ditemukannya bugs pada aplikasi, sehingga pada saat dipergunakan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dan hal tersebut membuat orang enggan untuk menggunakan iGracias.
Belum semua area tercover jaringan internet juga menjadi kendala tambahan yang paling sering dihadapi, dimana user komplain tidak bisa akses iGracias atau mungkin saat akses terputus.

Implementasi

Dalam implementasinya iGracias juga mengalamai beberapa kendala, sehingga pembangunan iGracias sangat dinamis mengikuti alur bisnis proses yang masih banyak berubah. Setiap lembaga sebelumnya memiliki bisnis proses yang berbeda-beda, sehingga untuk satu semester pertama aplikasi lembaga lama masih paralel dipergunakan berbarengan dengan penggunaan iGracias, hal ini dilakukan agar admin-admin yang biasa menginput data, tetap bisa menginputkan data sesuai kebiasaannya apabila masih belum paham dengan iGracias.

Perubahan dari 4 lembaga menjadi 7 Fakultas dengan 27 Prodi mempengaruhi kebijakan standar data didalam iGracias, dengan berjalannya waktu akhirnya lembaga menyepakati standar-standar bagi setiap fakultas dan prodi tersebut, contohnya dalam hal standar nilai. Dikarenakan aplikasi lama masih parallel dipergunakan dan masih dalam proses mencari bisnis proses yang paling pas. Dengan perbedaan arsitektur antara yang lama dengan iGracias, di sisi teknis sistem informasi, maka menjadikan pekerjaan berat untuk melakukan cleansing data agar data yang ada di iGracias selalu akurat dan mengintegrasikan sistem-sistem tersebut agar user friendly, mudah dimengerti, serta membuat orang mau mempergunakannya.

Kebiasaan penggunaan Teknologi sistem informasi dari lembaga lama (budaya yang berbeda) membuat pendekatan sosialisasi kepada setiap fakultas, prodi, bahkan orangnya dilakukan dengan pendekatan yang berbeda-beda, dan hal tersebut membutuhkan waktu dan usaha yang cukup lama.

Solusi

Pemecahan masalah:

  • Organisasi membentuk bisnis proses yang telah disepakati bersama
  • Dibuatnya rencana pengembangan sistem informasi untuk beberapa tahun kedepan yang dituangkan dalam rencana strategis
  • Didalamnya mengatur mengenai adanya framework standar dalam pengembangan iGracias, pembangunan struktur dan master data, pengelolaan dan pengembangan infrastruktur pendukung iGracias, pengembangan aplikasi didalam iGracias per tahunnya, serta pengelolaan konten digital.
  • Penggunaan iGracias dibakukan dalam peraturan lembaga, sehingga hal ini menjadi wajib dan menyeluruh di lingkungan kampus, sehingga tidak ada lagi kegiatan yang datanya tidak tercapture dalam iGracias
  • Sosialisasi penggunaan iGracias dilakukan secara kontinu disetiap kesempatan kegiatan lembaga/unit, dan dievalusi secara berkala.
  • Lembaga membuat target pencapaian, sehingga setiap pengembangan iGracias akan mengikuti rencana lembaga tersebut, menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan lembaga.
  • Setiap sumber daya yang mengelola iGracias dilakukan training secara berkala, agar selalu up to date terhadap perkembangan Teknologi informasi dan komunikasi.
Apa itu iGracias Juli 22, 2016